Ma vie de jeune dirigeant de startup

L’article précédent était consacré à Fetch, la manière dont l’idée m’était venue et ce que j’avais fait juste après.

Aujourd’hui je vais expliquer certaines méthodes et outils qui m’ont permis de devenir mieux organisé et productif.

Le défi de tout entrepreneur

Un des principaux problèmes que rencontrent les entrepreneurs est la gestion du temps. Le but n’est pas de travailler le plus d’heures possible mais de travailler de la manière la plus productive possible.

Notre temps est limité, il faut donc l’utiliser correctement pour faire avancer chaque jour son projet ou son entreprise. J’ai constaté que je peux faire plus en 4h avec de bonnes méthodes qu’en 12h auparavant … Je vais partager avec vous mes petits secrets un peu plus loin dans l’article pour mieux s'organiser !

C'est ce qui me serait arrivé si je n'avais pas appris certaines choses que je partage dans cet article ... :)

Sur les bancs de l'école

Pendant mes études je n’ai jamais réussi à m’organiser correctement et cela se ressentait sur mes résultats et ma productivité. Mes cours n’étaient pas bien rangés, mes notes n’étaient pas clairs et mon écriture n’étant pas très belle, cela ne me motivait pas à réviser/apprendre.

Avec le recul je peux clairement affirmer que le manque d’organisation était la cause principale de mes difficultés scolaires.

Vers la fin de mes études, j’avais déjà cette envie d’entreprendre et de monter mon entreprise et j’avais bien conscience que cette faiblesse pourrait être un gros handicap.

Je me suis mis à étudier du contenu de tout types (blogs, livres, podcast) mais cela n’avait pas réellement d’impact sur mon quotidien. Je n’avais tout simplement pas envie de faire ses efforts pendant mes études …

Avant Fetch

Heureusement, entre la fin de mes études en Juin 2014 et le début de l’année 2015 j’avais fait quelques progrès en utilisant notamment 2 outils: Evernote et Google Drive

Evernote est un super outil permettant de classer ses notes, ses idées, des urls web etc.

Le fait de pouvoir écrire ses notes de manières synchronisées sur son pc, son téléphone ou sa tablette en ont fait un des outils préférés pendant de nombreux mois. J’y notais toutes mes idées et prenait des notes des vidéos que je regardais.

J'aime utiliser les tags pour classer mes notes (marketing, lecture blogs, lecture vidéos, idée etc)

Google Drive à eu aussi un rôle important avec la création de fiches, de tableaux que j’organisais selon mes idées/projets. J’ai notamment tenu un carnet de bord qui me permet d’être plus précis dans l’écriture de ce blog sur certains événements ayant eu lieu il y a quelques mois.

C’est aussi avec cet outil que j’ai écrit les premiers documents concernant Fetch le soir ou l’idée m’est venue.

Gestion de projet et management

Ces outils ne sont néanmoins pas suffisants une fois que le projet Fetch a démarrer, il me fallait un outil permettant d’échanger, d’établir des objectifs, d’avoir un agenda en ligne, des todolists.

Fetch étant rapidement passé de une à quatre personnes cela devenait urgent de trouver l’outil adéquat à mes besoins. Il fallait être capable de pouvoir travailler efficacement en équipe tout en sachant que nous allions travailler à distance.

Basecamp

Après quelques recherches j’ai donc opté pour Basecamp qui est parfait pour les projets comme le notre.

J’ai tout de suite bien accroché et n’est jamais trouvé un outil qui me convenait mieux par la suite malgré mes recherches afin de trouver un équivalent gratuit. Celui-ci coute 20$ par mois mais nous permet de travailler efficacement.

La version mobile est également très bien faite, ce qui me permet de faire des comptes rendus de mes journées ou après les rendez-vous quand je suis dans les transports en commun.

Notre utilisation de basecamp à évoluée avec le temps et nos besoins mais je vais vous décrire comment nous nous en servons :

-les discussions : C’est la fonctionnalité que nous utilisons le plus, nous avons créé des centaines de discussions, celles-ci permettent de ne pas mélanger les sujets comme nous pourrions le faire en utilisant par exemple une discussion de groupe skype.

Nous segmentons les discussions par catégories depuis quelques mois maintenant avec :

-          Une discussion de la semaine 

-          Une discussion par service (marketing, commerciale, juridique, technique, service clients …)

-          Des discussions spéciales selon des besoins ponctuels (réunions, recrutement,milestones …)

-          Une discussion « divers » ou nous mettons des liens d’articles principalement et une boite à idée.

 

-le calendrier : nous utilisons le calendrier sur basecamp sur lequel nous notons tous nos rdv, cela permet à toute l’équipe de voir les rdv importants, de savoir si une personne est joignable ou non, de se rendre disponible si besoin.

Les todolist : une fonctionnalité très importante pour nous, chaque lundi je prépare et met en ligne la todolist de la semaine avec la possibilité d’attribuer des tâches à chaque membre de l’équipe.

Nous avons fonctionné de cette manière pendant les premiers mois. Maintenant nous avons rajouté une todolist mensuel dans laquelle sont énumérés les objectifs du mois, cela nous permets d’avoir une vision plus large de nos objectifs. La création d’objectifs trimestriel a également été ajoutée il y a quelques semaines.

-les fichiers : Nous mettons en ligne tous types de fichier accessible à toute l’équipe.

Gestion personnelle et productivité

 

De mon coté depuis maintenant quelques mois j’ai mis en place des rituels, techniques et j’utilise des outils qui me permettent de maximiser ma productivité chaque jour.

Wunderlist

Cependant je commence à voir les limites de ce système de todolist, qui est de ne pas être capable de finir la liste, de ne pas se sentir satisfait de sa journée ou de bâcler certaines tâches.

L’anti-todolist

Pour cela je fais depuis quelques jours une anti-todolist suite à la lecture du blog du dirigeant de Buffer. Ce système consiste à noter toutes les actions utiles faites au cours d’une journée hors todolist. Cela permet de se rendre compte à la fin de la journée la quantité réel de travail effectuée.

C'est très bon pour le mental de se dire que notre journée a été productive même si la todolist n'est pas complété ! 

J’ai remarqué également qu’il vaut mieux faire les tâches les plus importantes le matin, cela permet de travailler plus sereinement l’après midi et je suis beaucoup plus productif le matin.

Technique pomodoro

Encore une technique de productivité que je commence à mettre en place, celle-ci consiste à choisir une tâche, se concentrer dessus pendant 25 minutes (interdiction de faire autre chose) de faire ensuite une petite pause de 5 minutes puis recommencer une autre tâche.

Au début il est suggéré de noter le nombre d’interruptions que nous pouvons avoir durant ces 25 minutes, le but étant de réduire ce nombre jusqu'à ne plus être interrompu.

Cette technique est très efficace, c’est en l’essayant que je me suis rendu compte de la difficulté que je pouvais avoir à  me concentrer sur une seule tâche à la fois. Avec des coupures de toutes sortes (mails, notifications, sms, appels etc).

J’ai trouvé cette petite application en lisant l’article de Nicolas Birckel, un designer nancéien qui partage apparemment les mêmes techniques de productivité !

Que retenir ?

Il me reste encore du travail pour améliorer le rendement de mes journées, mais la différence est flagrante entre la fin de mes études et aujourd’hui.

Il suffit d’un peu de volonté et la mise en place de techniques ou de routines pour s’améliorer. Dans mon cas j’avais bien compris que je devais passer par la pour avoir un espoir de réussir en tant qu'entrepreneur.

Je continue de lire régulièrement des articles sur la productivité, je vous conseille notamment le blog de Zapier  et de IDoneThis.

PS : Et vous ? Êtes-vous satisfait de votre productivité ? Quels outils utilisez-vous dans votre travail ?  Si vous avez des techniques ou des outils à proposer, laissez un petit commentaire juste en dessous.

J'espère que cet article vous à plu, si c'est le cas un petit partage serait très sympa de votre part ! :)

Je vous encourage à commenter mes articles afin de démarrer des discussions qui pourraient être très intéressante !

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